Transcrire un entretien de recherche : méthode et RGPD

Un entretien de recherche se transcrit en quatre temps : un enregistrement propre, un accord des personnes, un texte fidèle et relu, puis un texte anonymisé. Chaque étape a des conséquences sur la suivante. Ce guide suit cet ordre et s'appuie sur les pages de la CNIL lues le 15/11/2026. Il ne remplace pas l'avis de votre délégué à la protection des données.

Ce qu'on attend d'une transcription d'entretien

Un texte fidèle au propos, les intervenants identifiés, les passages sensibles repérés, et une trace de ce qui a été modifié à la relecture. L'audio et le texte sont tous deux des données personnelles. Voir transcription audio et RGPD pour le cadre général.

1. Préparer l'enregistrement

• Placez le micro près de chaque personne, dans une pièce calme. Microsoft note que le bruit de fond baisse la précision de sa dictée ; c'est aussi vrai pour un outil de transcription.
• Nommez le fichier par un code, par exemple E01, et jamais par le nom de la personne.
• Gardez à part le tableau qui relie les codes aux personnes. Ce tableau est une donnée personnelle à part entière.

2. Informer et recueillir l'accord

La CNIL définit le consentement comme « l'accord de la personne concernée à ce que ses données soient collectées et utilisées ». Il doit être « libre, spécifique, éclairé et univoque ». Avant l'entretien, dites à la personne :

• qui enregistre et pourquoi ;
• ce qui est enregistré, et ce qui sera transcrit ;
• combien de temps le fichier est gardé, et qui y a accès ;
• qu'elle peut refuser, et demander plus tard l'effacement.

La CNIL cite le droit d'accès (« obtenir et vérifier les données qu'un organisme détient sur vous ») et le droit à l'effacement. Votre formulaire d'accord doit permettre d'exercer ces droits pour l'entretien enregistré.

3. Choisir l'outil selon la sensibilité

Deux familles d'outils, à choisir selon le contrat et la sensibilité des propos :

• Un modèle installé sur votre poste, comme Whisper. L'audio reste sur la machine. Voir installer Whisper en local.
• Un service en ligne. Il traite les données pour votre compte : la CNIL définit ce rôle comme celui de sous-traitant, et indique que ses obligations doivent figurer dans le contrat. Vérifiez ce contrat avant d'envoyer un entretien.

4. Identifier les intervenants

Un outil peut étiqueter les voix (« Intervenant 1 », « spk_0 »), mais il ne sait pas qui parle. Relisez chaque changement de voix et renommez les étiquettes avec les codes. Voir diarisation pour le fonctionnement et les limites.

5. Relire à l'écoute

Relisez en écoutant l'audio. Vérifiez les noms, les lieux, les sigles, les chiffres et les négations, qui sont les passages où un outil se trompe le plus souvent. Un chiffre de précision annoncé par un éditeur ne dispense pas de cette relecture : la méthode pour le mesurer est dans taux d'erreur de mots.

Notez, dans une colonne à part, les passages que vous avez corrigés. Cette trace permet de justifier le texte final.

6. Anonymiser le texte

Remplacez les noms, les employeurs, les lieux précis, les dates rares et les détails qui permettraient de reconnaître une personne, par des codes ou des catégories. Faites-le dans le texte comme dans les noms de fichiers.

Attention : un texte anonymisé ne rend pas l'audio anonyme. La CNIL indique que la voix est une donnée personnelle. L'audio garde donc ses propres règles de conservation et de sécurité.

7. Conserver ou supprimer

La CNIL indique : « une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement ». Les données personnelles « ne peuvent pas être conservées indéfiniment ». Fixez donc, avant l'entretien, les durées de trois éléments :

1. l'audio, qui est supprimé à l'échéance ;
2. le texte anonymisé, qui peut être gardé plus longtemps si la recherche le demande ;
3. le tableau de correspondance entre codes et personnes, qui doit être supprimé ou séparé en lieu sûr.

Le point à faire valider

Ce guide donne une méthode, pas un avis juridique. La base légale de votre recherche, la formule de l'information et la durée de conservation se valident avec votre délégué à la protection des données. Les pages de la CNIL citées sont la référence publique à lire en premier.